会计电子档案管理要求（会计档案分类代码大全）

原标题：会计电子档案管理要求（会计档案分类代码大全）

自3月23日，财政部和国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》后，如何实现财税无纸化管理转型成为企业最关注的问题之一。

在4月15日的金蝶“财务管理新世界”系列直播课中，金蝶中国税务与发票云产品部总经理陈少斌先生为大家带来了财政部最新政策的解读，并提出了企业财税无纸化管理转型的解决方案，引起热烈反响。

以下是直播热门问题的q&a：

01.怎样保证采集的是电子发票源文件？

按照国家要求，电子文件的真实性应以《中国人民共和国签名法》为准。我们通过以下两种措施去保证采集电子发票源文件的真实性。首先会对电子发票进行重新验签，查看电子发票的签名是否合法。其次，我们会把电子发票的源数据提取出来，通过税务局接口来确认这张发票是否成功报送税务局。

02.除了电子发票，电子客票、电子行程单是否也要归档保存？

需要。财政部3月31日发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》 。通知明确，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力；除法律和行政法规另有规定外，满足相关条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

03.无纸化电子档案是否会带来人力成本的上升？因为电子档案的转换是需要专人操作的。另外无纸化财务对网络及硬件配置的要求也会很高，是否也会增加相应的成本？

随着信息时代的全面到来，无纸化档案已经成为了无法避免的发展模式。电子会计档案全生命周期管理，报销、入账、归档整个票据流转流程更加地数字化、自动化、智能化。毋庸置疑，只要选择合适的方案和合适的系统，无纸化给企业带来的效益一定远远高于转换时消耗的成本。

04.金蝶系统与电子归档系统的对接方面做了哪些准备？

金蝶在建设电子会计档案系统做了很多准备。金蝶参与试点建设的三家单位（一家金蝶云·星空客户、两家金蝶eas客户），于2020年1月份全部通过四部委验收。目前，金蝶归档系统已经对接了金蝶erp，后续会无缝对接更多的产品。

05.要建立电子档案应将所有资料（包括原来是纸质的）都扫描保存在电子档案中，那么扫描的格式和标准是什么？是否手机即可？

对于纸质材料来说，我们电子会计档案系统主要保存它们的影像和对应的纸质件存放位置，影像格式不限，包括jpg、pdf等等。

06.电子档案不可篡改和安全性目前被认可的技术手段是什么？国家在这个存储技术层面认可的方式是什么？

财政部提出要确保电子会计档案不被篡改，但没有明确规定使用哪种不被篡改的技术。市场上防篡改的技术有很多，而目前金蝶电子会计档案使用的区块链加密技术，是全球认可的安全加密技术之一。

07.通知要求，必须保存打印该纸质件的电子会计凭证，电子会计凭证的保存是否有特定格式要求，如必须是供应商获取的pdf原件，还是纸质打印的扫描件也可以呢？是必须保存到会计档案系统，还是保存到财务系统中，报销单据，记账凭证可以直接链接查询即可？

1、电子会计凭证必须获取到发票的pdf或者ofd原件，单纯的纸质打印或者扫描件是不符合规范要求的。

2、电子会计凭证在财务记账使用过程当中，可以保存到财务系统对应的报销单据或者记账凭证对应的文件存储链接上；但如果统一结账归档形成电子档案的，则应通过独立于财务核算系统之外的电子会计档案系统来支撑。

08.会计档案系统的档案管理范围和主要管理流程有哪些？即会计档案管理系统的功能清单及业务流程。

1、图片及pdf上传服务

2、各类电子发票源文档获取服务

3、单据/凭证/发票影像/附件文档调阅服务与标注服务

4、电子会计凭证、报表和账册的归档及反归档服务

5、电子会计凭证与相应单据、发票、附件的查阅服务

6、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片以及各类账册的查阅服务

7、电子会计档案管理查询和借阅服务

8、纸质档案及原始凭证实物管理服务

09.对于会计报表、会计账簿等在财务系统可以直接输出的档案的留档方式一般是什么形式，是否按照年度、期间集成财务系统的特定格式（excel或者pdf）的输出报表，通过电子签章签批即可？还是将报表纸质打印，签字再扫描归档？

1、通常按照会计核算期间输出，一般情况下每一个自然月为一期档案，含所有的总账/明细账/固定资产卡片/报表/凭证/单据/发票/附件。

2、默认输出格式为pdf格式，拟兼容国标的ofd格式。

3、系统输出的完整一期档案的所有资料，将通过区块链进行加密。

10.传统的会计档案系统与新模式的会计档案系统的主要区别有哪些？

1、存储与查阅调用等使用方式有本质区别

2、有利于快速索引

3、通过技术手段保障数据安全性和完整性

4、成本更加低廉

11.电子记账凭证是否一定要分卷归档？即对于会计记账凭证与原始凭证，是否将特定格式的记账凭证（如pdf）与原始凭证的电子附件（包括扫描件与上传的pdf电子附件）建立对应关系并分卷归档，即完成记账凭证分卷归档管理，分卷归档的目的是否与纸质档案的存储建立对应关系，方便查找？是否一定要分卷归档？

1、电子记账凭证不再分卷归档，分期属归档

2、记账凭证与原始凭证的电子附件（包括扫描件与上传的pdf电子附件）将建立一一对应关系，可以独立展示

12.归档的会计报表、会计账簿是否与归档的记账凭证建立对应关系，即可以在报表、账簿、记账凭证与原始凭证建立对应关系，快速检索，直接查阅？

是的。

13.如和保证电子会计档案的数据与财务系统一致性？有无管理办法建议？

我们通过区块链的加密方式，来确保双方数据归档后，如发生数据纂改可以及时发现被篡改的数据位置。

14.如果想仅使用电子会计凭证进行报销入账归档，如何做到以下几点：

1、电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现

2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，各种电子会计凭证元数据的保存形式一般包括什么？如发票的，电子行程单的、电子银行回单的？

3、电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求，还有哪些具体要求，会计档案管理系统如何落地满足的？

1、我们通过区块链的加密方式，来确保发生数据纂改后，可以及时发现被篡改的数据位置。

2、我们会根据源文件的数据格式来保存，如电子发票，目前仅支持pdf和ofd两种格式。

3、电子会计档案管理系统的管理，需要满足档案管理归档的会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料；同时单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。此外其他相关电子会计档案管理系统我们也会在后续系统迭代升级中逐步完善。

15.金蝶的会计档案系统如何与其他友商的财务系统对接，如oracle财务系统，是否有成熟的方案？

我们会提供电子会计档案管理系统的标准api接口，需要其他财务系统完成接口开发对接工作。